Понимание системы управления документом
Термины «управление документом» и «офис без бумаг» являются темой бесчисленных статей и книг. Каждый желает получить это, но не все понимают, что на самом деле означают эти термины. Прежде, чем предпринять попытку достижения полного управления документами, важно иметь хорошие базовые знания терминов и понятий, которые связаны с этим управлением. Как только вы начнете исследовать различные доступные программы, вы станете часто сталкиваться с определенными аббревиатурами, акронимами и общими терминами, связанными с управлением документом, которые вам будут совершенно незнакомы. Мы предоставляем вам «шпаргалку»(«cheat sheet»), которая поможет вам лучше понять материал, с которым придется работать, а также уверенно проводить переговоры с провайдерами программного обеспечения для управления документами. Это основной термин, который относится ко всему процессу преобразования бумажных документов в электронные эквиваленты. Он включает в себя такие понятия, как сканирование, распознавание текста, преобразование рисунка и индексация для облегченного поиска. Другими словами – это общее название всего процесса управления документом. OCR – это процесс, при котором происходит распознавание распечатанных слов, находящихся на обычном документе. Оптическое распознавание символов в основном используется при обработке документов, распечатанных на обычном шрифте принтера или пишущей машинки. Этот процесс похож на OCR, но также и подходит для обработки определенных рукописных документов – специальных форм. Также можно распознавать и обрабатывать «водяные знаки» и штрих коды. Также иногда называется Управлением документом ((Document Management DM)) или Системой управления документом (Document Management System (DMS)). Этот термин охватывает не только электронное преобразование бумажных документов, но также и управление документами, созданными электронным путем, включая обработку текстов и отсылку по электронной почте. EDMS системы используются для определения местонахождения и отображения документов, а также для поддержки различных версий первичного документа. Этот термин, также известный как Управление отчетами (Record Management (RM)) или Система управления отчетами (Record management System (RMS)), применяется к системам, которые используются для гарантии того, что все важные отчеты, такие как платежные ведомости, трудовые ресурсы, отчеты о клиентах, контракты, и др., надежно хранятся и легкодоступны в любое время. По-другому называемый Системой управления контентом (Content Management Systems (CMS)), этот термин соотносится с программным обеспечением, которое используется для хранения и размещения определенного контента на вебсайте. CMS отделяет контент сети от основного содержания HTML, что позволяет любому доверенному лицу размещать или удалять какой-либо контент с вебвебсайта, без необходимости знать язык HTML. WFM системы используются для управления подготовкой документа в структурированной форме, где определенные операции, обзор или подтверждение должны выполняться в определенном порядке. WFM системы направляют документы определенным людям в правильной последовательности, пока вес процесс не будет закончен. Эти системы используются для составления полного списка «знаний» организации доступных каждому. КМ системы устраняют потребность у служащих в повторном изобретении колеса, при работе с вопросами, процессами или любой другой проблемой, с которой кто-то в организации уже сталкивался. Система часто задаваемых вопросов (Frequently Asked Questions (FAQ)) – отличный пример ценной КМ системы. Теперь, когда вы уде обладаете базовым пониманием основных терминов, с которыми вам придется столкнуться, вашим следующим шагом является определение типа системы управления документом, которая будет лучше всего отвечать вашим требованиям. После этого вы можете уже приступить к процессу идентификации доступных программ и выбрать именно ту, которая наилучшим образом подойдет вашей организации.
